【公司變更】如何在香港更改公司名稱或業務範圍？

在香港更改公司名稱，首先必須向公司註冊處提交《特別決議》（Special Resolution），此決議需取得不少於75%股東的同意。隨後，要填寫並遞交表格NC1 表格，同時繳付相應費用，等待核准新名稱。整個流程通常需時約10至14個工作天，期間公司名稱將被保留供申請使用。

除了《特別決議》和NC1表格，公司還需準備以下文件以確保申請順利通過：

• 現有公司註冊證明書（Certificate ‍of Incorporation）
• 更改公司章程的修訂文本（Amended Articles of Association）
• 公司董事會或股東會議記錄，證明已討論及通過改名決議

在申請更改公司名稱或業務範圍時，常見的挑戰包括審批流程繁複及文件資料準備不足。申請人經常因為未能充分了解相關法規，導致遞交的表格資料不完整或錯誤，進而延誤申請進度。此外，公司名稱可能會因字詞使用不符合商業登記規定或與現有公司名稱近似，遭到拒絕。因此，建議申請前仔細檢查公司名稱的獨特性，並確保所有文件詳細及準確。

應對這些挑戰，企業可採用以下策略以提升申請成功率：

• 熟悉申請流程：事前閱讀和理解政府部門的指引文件，避免因程序不清導致重工。
• 專業諮詢：諮詢專業公司秘書或律師，確保文件符合法律標準。
• 預留充足時間：考慮到審批時間及可能的補件需求，預留足夠時間以避免業務中斷。

完成變更程序後，首先建議內部團隊進行全面的資料更新，包括公司合約、財務系統及員工手冊等，確保所有文件上的公司名稱與業務範圍與最新狀況一致。透過內部溝通平台或定期會議，向員工清晰解釋變更內容及其對日常工作的影響，有助提升團隊凝聚力及避免誤解。此外，應立即更新公司網頁、電子郵件簽名及相關宣傳物料，維持一致的企業形象和專業度。

外部通告方面，除向公司註冊處及相關監管機構報備外，還需主動通知重要客戶、供應商及合作夥伴。建議使用正式書信或電子郵件進行通知，並在重要場合如業務提案、發票及合同中清楚標示最新資料。以下為常用的通知對象清單，方便系統整理與執行：

• 合作夥伴與供應商
• 主要客戶群
• 金融機構及銀行
• 專業服務顧問（會計師、律師）
• 市場推廣及媒體合作方