公司秘書服務：香港公司的法定職責與周年合規

公司秘書是公司法定高級職員，負責確保公司符合《公司條例》(Cap. 622) 的法定要求。根據第 474 條，每家香港有限公司都必須委任公司秘書，且不能由唯一董事兼任 (在獨資董事公司的情況下)。公司秘書必須是香港居民，或在香港設有註冊辦事處的法人團體 (例如持牌信託或公司服務提供者 / TCSP)。公司秘書負責維護法定登記冊、向公司註冊處提交申報文件，並就管治事宜向董事會提供意見。

公司秘書的核心法定職責包括: (1) 在每年公司成立日期周年後 42 天內向公司註冊處提交 NAR1 周年申報表; (2) 維護董事、股東、秘書、抵押及重要控制人 (SCR) 等法定登記冊; (3) 安排董事會會議及股東大會、編製會議記錄與決議; (4) 處理董事/股東/註冊地址變更，並在指定期限內提交相關表格 (例如 ND2A、NR1); (5) 確保商業登記證按時續期; (6) 就企業管治及合規事宜向董事會提供意見。

NAR1 是每家香港私人有限公司每年必須向公司註冊處提交的法定申報表，列明公司現任董事、秘書、股東、註冊地址及股本資料等。提交期限為公司成立日期周年後的 42 天內 (期限包括星期六、日及公眾假期，公司註冊處不會延長)。準時提交的政府費用為 HK$105 (政府收費，並非 PAT CPA 的服務費)。休眠公司獲豁免提交。

逾期提交 NAR1 會引致政府按逾期日數累進收費的註冊費，由 HK$870 起，最高可達 HK$3,480。除政府罰款外，公司及其每名董事亦可能被檢控；持續違規可導致董事個人法律責任，並可能引致公司被公司註冊處從登記冊中剔除 (即「DR 殞落」程序，《公司條例》Cap. 622 第 662 條)。所有上述金額均為政府收費，與 PAT CPA 的服務費分開。如公司已停止營運並打算結束，宜循正式程序辦理公司註銷，而非放任被強制剔除。

重要控制人登記冊 (Significant Controllers Register, SCR) 是《公司條例》Cap. 622 附表 5C 自 2018 年 3 月 1 日起設立的法定登記冊，所有非上市的香港公司均須維持，並保存於註冊辦事處供執法部門查閱。「重要控制人」一般指對公司持有超過 25% 股權或表決權、或對公司有重大影響力的個人或法人團體。SCR 旨在提升企業實益擁有權的透明度，配合香港打擊洗錢及恐怖份子資金籌集的國際標準。

指定代表 (Designated Representative, DR) 是公司就 SCR 事宜與執法部門 (例如海關洗錢及恐怖分子資金籌集調查科) 的法定聯絡點。DR 必須為以下其中一類: 公司的香港居民董事、僱員或成員，又或是會計師、律師等專業人士，或持牌信託或公司服務提供者 (TCSP)。PAT CPA 為持牌會計師事務所及 TCSP，可同時擔任公司秘書及指定代表，省卻另聘 DR 的安排。

必須。每家香港有限公司均須設有香港境內的實際註冊辦事處地址 (《公司條例》Cap. 622 第 658 條)，用作接收公司註冊處、稅務局及其他政府部門的法定通訊，並存放法定登記冊。郵政信箱、轉交地址或非香港地址均不獲接納。如客戶並無自置辦公室，PAT CPA 提供香港核心商業區的註冊辦事處地址服務，並提供文件代收與轉發。

任何董事、秘書、股東或公司註冊地址的變更，都必須以董事會決議或股東決議形式適當記錄，並在發生變更後的指定期限內 (一般為 15 天) 向公司註冊處提交相關表格 — 例如董事/秘書變更的 ND2A、ND2B，註冊地址變更的 NR1，股份轉讓的相關文件等。PAT CPA 的公司秘書服務涵蓋全套變更程序，包括擬備決議、提交表格及更新法定登記冊。

可以。客戶可於任何時間更換公司秘書。標準程序為: (1) 通過董事會決議委任新秘書並接受現任秘書辭任; (2) 在生效後 15 天內以表格 ND2B 通知公司註冊處; (3) 更新公司法定登記冊及綠色檔案。轉用 PAT CPA 公司秘書服務時，我們會主動處理上述全部程序，並協助索取舊秘書持有的法定登記冊及公司印章，確保銜接無縫。

根據《公司條例》Cap. 622 第 5 條，已通過特別決議成為「休眠公司」並向公司註冊處提交相關聲明的公司，獲豁免提交 NAR1 周年申報表，亦無須擬備財務報表。但休眠地位有條件限制 — 公司在休眠期間不得有任何「重要會計交易」(包括銀行戶口的利息收入)，並仍須保留註冊辦事處及公司秘書，按時續領商業登記證。如需評估貴公司是否適合休眠，PAT CPA 可提供諮詢。

可以。根據《公司條例》Cap. 622 第 658 條，每家香港公司均須設有香港境內的實際註冊辦事處地址，用以接收公司註冊處、稅務局及其他政府部門的法定通訊;郵政信箱、轉交地址或非香港地址均不獲接納。如客戶並無自置香港辦公室或身處海外，PAT 可透過同一管理團隊轄下、獨立持牌的駿昇會計稅務顧問有限公司 (TCSP 牌照 TC003447) 提供香港核心商業區的註冊辦事處地址，並代收政府及法定信件後轉發;亦可提供開封掃描服務，將信件以電郵或 WhatsApp 即日發送，讓海外股東第一時間掌握重要通訊。