【開公司必看】香港企業所需的經核證副本(certified true copy)的重要性！

經核證副本的核心不是只找人蓋章，而是先確認收件方要求、核證人資格、文件用途及有效期。若這四件事沒有先對齊，即使文件內容正確，仍可能被銀行、政府部門或合作方要求重交。

PAT CPA 的實務重點是：核證副本最常出問題的不是文件本身，而是核證人資格、文件用途、版本一致性和提交時效沒有先對齊。

本文適合誰閱讀

• 需要提交核證副本的公司負責人。
• 處理公司秘書文件、銀行或政府提交文件的人。
• 想知道何時需要 certified true copy 的人。

讀者最常搜尋的主題

• 核證副本
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先說結論：先看要求，再決定是否需要核證副本

很多文件只需要清楚的影印本或掃描件，但涉及銀行、政府、投資者、審計、BUD 基金或正式存檔時，對方可能會要求核證副本、經核證副本或特定的公司秘書文件格式。最安全的做法不是先找最便宜的核證服務，而是先確認收件方究竟要甚麼、誰有資格簽署，以及該份核證副本會用於哪一個程序。

甚麼是經核證副本 Certified True Copy

經核證副本通常是由合資格第三方在文件副本上確認該副本與原件一致，並加上簽署、日期、姓名、職銜及所需印章。它的目的不是取代原件，而是在原件不方便交出的情況下，向收件方提供可接受的正式副本。

甚麼情況通常會要求核證副本

• 公司註冊或公司秘書程序中的正式提交。
• 銀行盡職審查、戶口設立或受益人資料更新。
• 政府、會計師、基金或法律程序中要求的 supporting document。
• 海外申請、投資安排或商業合作中需要驗證公司文件真確性的情況。

常見需要核證的文件類型

• 商業登記證、公司註冊證書及周年申報表。
• 董事、股東或最終受益人身份證明及地址證明。
• 公司章程、董事決議、授權書及公司秘書文件。
• 銀行、會計、基金申請或盡職審查所要求的 supporting documents。

在香港通常由誰可以核證

這要視乎收件方要求，但常見可接受人士包括執業會計師、律師、公證人及某些公司秘書專業人士。不同機構的要求並不完全一樣，特別是銀行、海外機構或基金申請，有時會明確指定核證人身份。若文件會用於跨境用途，是否需要公證人或額外法律化處理，也應在提交前確認。

收件方最常看甚麼

• 核證人是否屬合資格人士。
• 文件副本是否清晰完整，沒有截斷頁面或關鍵資料。
• 核證日期是否在可接受時限內。
• 姓名、職銜、簽署、蓋章及聯絡資料是否齊全。
• 副本內容是否與提交程序所要求的版本一致。

如何處理較安全

先保留原文件意圖，確認對方要求的是 certified true copy、certified copy、正本、掃描件，還是公司秘書核證版本，再決定由誰核證、用甚麼日期和甚麼職銜簽署。若文件將用於銀行或政府程序，最好連同用途、文件名單及格式要求一併整理，避免核證完成後才發現版本不符。

實務流程：如何準備核證副本

第一步：列出收件方要求

先確認對方要求哪些文件、可接受甚麼核證人、是否接受電子副本，以及每份文件的時效要求。

第二步：核對原件與版本

在影印或掃描前先確認原件是最新版本，例如商業登記證是否已續期、地址證明是否在可接受月份內、董事名單是否與公司資料一致。

第三步：安排合資格人士核證

把原件、副本及用途說明一併交給合資格核證人，讓對方知道文件會用於哪一個程序，以免使用錯誤格式。

第四步：完成後立即檢查

檢查是否已簽署、註明 certified true copy、加上日期、職銜、姓名及所需蓋章，並確認頁數完整。

第五步：保留副本與提交紀錄

建議保留已核證版本、提交版本和收件方要求截圖，方便日後補件或再次提交時使用。

費用、時間與有效期如何理解

核證副本收費通常按文件數量、複雜程度、緊急程度及核證人身份而異。時間方面，若文件齊全且要求清楚，簡單個案可以很快完成；但若涉及多份文件、跨境用途或公司結構較複雜，往往需要較多核對時間。有效期則沒有一刀切規則，通常由收件方決定，因此不應假設所有核證副本都可長期重複使用。

何時其實只需要掃描件或普通副本

並不是所有程序都一定要 certified true copy。若收件方只要求一般 KYC 預審、初步報價、內部文件審閱或網上開戶前置資料，有時清晰掃描件已足夠。真正的風險在於公司沒有先確認要求，於是花時間做了核證版本，最後又被要求補交另一種格式。實務上，先取得文件要求截圖或書面清單，通常最能避免重做成本。

提交前最後檢查清單

• 確認每份文件是否仍在可接受日期範圍內。
• 確認姓名、公司名稱、地址及證件號碼與其他提交資料一致。
• 確認核證人姓名、職銜、日期、簽署及蓋章齊全。
• 確認每頁是否清晰可讀，沒有截去邊角或重要欄位。
• 保留一份與提交版本完全一致的公司檔案，以便補件時直接對照。

最容易出錯的地方

• 以為任何人簽名都可以。
• 沒有先確認收件方是否接受該類核證人。
• 文件本身已過期，卻只補做核證而沒有更新原件。
• 只提交其中一頁，忽略整份文件需要完整核證。
• 沒有保留一份與提交版本一致的紀錄。

常見錯誤

• 把 certified true copy 與普通掃描件混為一談。
• 沒有確認對方要求的核證格式。
• 沒有保留原始內容與核證版本的一致性。
• 忽略文件用途，令核證格式與程序不匹配。

常見問題

行動建議

先確認收件方要求，再決定是否需要核證副本、誰來核證、文件是否需要更新，以及是否要保留一份與提交版本完全一致的存檔。若同時涉及公司秘書、銀行或政府程序，最好把文件清單、用途、核證格式和時效一次過對齊，這樣通常比事後補件更省時間和成本。

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官方參考資料

• 公司註冊處 (Companies Registry)
• 香港會計師公會 (HKICPA)
• GovHK 商業及公司註冊資訊